19. Ejererklæringer
Når en ejer skal afgive erklæring i forbindelse med en matrikulær sag, skal der ved ejer forstås den, der ifølge adkomst i tingbogen er berettiget til at råde over ejendommen, jf. bekendtgørelsens § 40, stk. 1. Er der flere ejere til en ejendom, skal ejererklæringen tiltrædes af dem alle.
Hvis en ejendom er blevet overdraget, men adkomsten for erhververen endnu ikke er tinglyst, bør landinspektøren lade begge parter underskrive ejererklæringen. Når overdragelsen fremgår af tingbogen ved, at erhververens skøde er betinget tinglyst, skal begge parter underskrive ejererklæringen. Årsagen hertil er, at på dette tidspunkt er både sælgeren og erhververen i forening de retmæssige ejere, der kan disponere over ejendommen eller den del af en ejendom, der er overdraget. Det modvirker samtidig, at der senere opstår uklarhed om, hvad der er aftalt.
En ejererklæring skal være dateret samt indeholde læsbare navne på de parter, der erklærer sig. Kravet gælder også, når personer erklærer sig på vegne af en myndighed, virksomhed, forening eller lign. Derudover skal en ejererklæring være tiltrådt af ejer med ejers underskrift. Underskriftskravet kan opfyldes ved enten en fysisk håndskrevet underskrift eller en digital underskrift (digital signering). Kravet om læsbart navn vil umiddelbart være opfyldt, hvis den fysiske underskrift er læsbar. Dokumenter med en fysisk underskrift skal indsendes som en fil i pdf-format. Filen kan være dannet ved skanning eller som et foto af det underskrevne dokument. Består et dokument af flere sider, skal filen indeholde hele dokumentet, som det fremstod på underskriftstidspunktet. Når der i en ejererklæring er henvist til et vedlagt måleblad eller ændringskort, forudsætter Geodatastyrelsen, at det svarer til det indsendte måleblad eller ændringskort i den matrikulære sag.
Ændres der i indholdet af en ejererklæring efter den er tiltrådt med underskrift fra ejeren, skal erklæringen med det ændrede indhold på ny tiltrædes med ejers underskrift.
Geodatastyrelsen accepterer umiddelbart underskriftløsninger, der anvender MitID til digital signering af dokumenter. Hvis landinspektøren ønsker at anvende underskriftsløsninger, hvor underskrivers identitet ikke verificeres med MitID, skal landinspektøren indsende dokumentation for, at den pågældende underskriftsløsning opfylder kravene til at være en kvalificeret elektronisk signatur ifølge eIDAS-forordningen. Geodatastyrelsen vil herefter konkret tage stilling til, om den digitale signering kan accepteres. Alternativt kan erklæringen underskrives af ejer med en fysisk underskrift.
Når et dokument er digitalt signeret, skal den fil, der er underskrevet, foreligge for Geodatastyrelsen. Geodatastyrelsen accepterer ikke, at dokumentet er printet og herefter scannet, så der foreligger en ny fil. Geodatastyrelsen accepterer heller ikke digitalt signerede dokumenter, hvor der er ændret i originaldokumentet, når det er blevet signeret digitalt. Derudover skal et digitalt signeret dokument fremtræde som underskrevet af den, der er berettiget til at råde over ejendommen, hvilket ikke er opfyldt, hvis navnet på underskriver ved underskriftfeltet kan indsættes som fritekst.
Hvis en ejererklæring afgives af en person med navne- og adressebeskyttelse, skal der foreligge dokumentation for Geodatastyrelsen om, hvem der har adkomst på ejendommen, jf. bekendtgørelsens § 40, stk. 2. Dokumentationen kan være en tingbogsattest med ejeroplysninger, som ejeren med navne- og adressebeskyttelse kan få sendt til sin digitale postkasse ved at rette henvendelse til Tinglysningsretten. Attesten skal indsendes i den matrikulære sag med dokumenttypen ”Øvrige dokumenter”. Signeres en ejererklæring digitalt af en person med navnebeskyttelse, vil personens navn ikke fremgå af dokumentet, når det er digital signeret. Geodatastyrelsen kan dermed ikke umiddelbart påse, at dokumentet er signeret af den person, der er berettiget til at råde over ejendommen. Det vil derfor være nødvendigt at indsende supplerende dokumentation for, at dokumentet er signeret digitalt af den rette person.
En ejererklæring afgivet af en offentlig myndighed er også omfattet af krav om fysisk underskrift eller digital signering. Derudover skal der være anført læsbart navn på den person, der har underskrevet dokumentet, og det skal fremgå, at personen har underskrevet på vegne af den pågældende myndighed.
Er ejeren et selskab eller en virksomhed, så skal ejererklæringen være underskrevet eller digitalt signeret af den person eller de personer, der er tegningsberettigede i forhold til pågældende selskab eller virksomhed. Der skal i den matrikulære sag være en aktuel udskrift fra Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) med oplysning om tegningsregel og personkreds, der kan tegne selskabet eller virksomheden.
Er ejeren et interessentskab, skal der også indsendes en aktuel udskrift fra CVR med oplysning om tegningsregel for interessentskabet, og ejererklæringen skal være underskrevet i henhold hertil. Har interessentskabet ingen tegningsregler i CVR, så skal ejererklæringen være underskrevet af alle interessenter, der samtidig skal erklære, at der ikke findes yderligere interessenter. Ellers kan ejererklæringen være underskrevet i henhold til tegningsregel i interessentskabskontrakt eller fuldmagt, hvis det samtidig erklæres, at der ikke findes yderligere interessenter end det fremgår heraf.
Er ejeren en forening, så skal ejererklæringen være underskrevet eller digitalt signeret af den person eller de personer, der kan tegne foreningen. Som dokumentation herfor skal foreningens vedtægter indsendes sammen med relevant mødereferat, hvoraf det fremgår, hvem der er tegningsberettiget for foreningen på underskriftstidspunktet. Oplysninger om tegningsregel og tegningsberettigede bør markeres i de indsendte vedtægter og mødereferat for at lette sagsbehandlingen.
Er ejeren af en ejendom under konkursbehandling, vil ejererklæringer kunne underskrives af kuratoren, når et konkursdekret er tinglyst på ejendommen.
En ejererklæring kan også være underskrevet ifølge fuldmagt, hvor en anden person underskriver erklæringer på vegne af ejeren af en ejendom. Den person, der underskriver ifølge fuldmagt, skal foruden navnet på den, han eller hun underskriver for, også oplyse sit navn, sin stilling samt adresse. Hvis en ejer lader en anden person underskrive på grundlag af en fuldmagt, skal kopi af fuldmagten indsendes i sagen. Det gælder også, hvis en advokat underskriver på vegne af ejeren.
Fuldmagter, der efter deres indhold angår dispositioner ved Tinglysningsretten, anerkendes ikke som dokumentation for, at denne er berettiget til at underskrive en ejererklæring på vegne af ejer i en matrikulær sag. Fuldmagter, der er benævnt ”Tinglysningsfuldmagter”, men som efter deres indhold har en bredere bemyndigelse, kan vurderes individuelt af Geodatastyrelsen med henblik på, om fuldmagten kan accepteres i en matrikulær sag.
Geodatastyrelsen har udarbejdet en oversigt med de krav, som styrelsen stiller til de forskellige dokumenttyper, herunder ejererklæringer.